Stammdaten
Über die Stammdaten werden grundlegende Programmeinstellungen vorgenommen und die eigenen Firmen- und Bankdaten für die Berichte hinterlegt.
Kundenverwaltung
Die Kundenverwaltung ist die Hauptseite des Programms. Hier werden alle Kundenadressen und Ansprechpartner verwaltet.
Zu jedem Kunden können beliebig viele Ansprechpartner mit den entsprechenden Kontaktdaten angelegt werden.
Vorlagen
Bei den Vorlagen können vorgefertigte Positionen angelegt und kalkuliert werden, die später in das Leistungsverzeichnis oder in Rechnungen oder Angebote übernommen werden können. Somit kann eine Bibliothek mit vorkalkulierten Preisen angelegt werden.
Einträge können „kalkuliert“ werden, die Eineitspreise können also aus Unterpositionen berechnet werden.
Projektverwaltung
In der Projektverwaltung werden die Projekte eines Kunden angelegt.
Zu jedem dieser Projekte kann ein Leistungsverzeichnis, mehrere Angebote, mehrere Rechnungen und ein Aufmaß angelegt werden.
Angebote
Angebote dienen dazu Dokumente mit einem angebotenen Leistungsumfang und einem Preis zu erzeugen. Zusätzlich zu den Positionen können Freitexte angegeben werden, die im ausgegebenen Angebot vor bzw. nach den Angebotspositionen ausgegeben werden.
Rechnungen
Neue Rechnungen können über das Projektmenü aus verschiedenen Grunddaten erzeugt werden:
- Leere Rechnung – Es wird eine neue Rechnung ohne Rechnungspositionen erzeugt.
- Rechnung aus Angebot – Es wird eine neue Rechung erzeugt und alle Positionen eines Angebots in die Rechnung kopiert.
- Rechnung aus Aufmaß – Es wird eine neue Rechnung erzeugt und automatisch Rechnungspositionen für jeden Eintrag im Aufmaß erzeugt.
Zusätzlich zu den Positionen können Freitexte angegeben werden, die im ausgegebenen Angebot vor bzw. nach den Angebotspositionen ausgegeben werden.
Bei der Rechnung wird eine Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum erfasst.
Durch das Setzen des Hakens bei „Rechnung abgeschlossen“ kann die aktuelle Rechnung schreibgeschützt werden. Somit werden versehentliche Änderungen an der Rechnung vermieden.
Leistungsverzeichnis
Im Leistungsverzeichnis werden Projektpositionen hierarchisch angelegt, die in Angeboten, Rechungen oder im Aufmaß verwendet werden können. Sie können die Positionen neu nummerieren und die Gliederungsebenen des Leistungsverzeichnisses nachträglich ändern.
Zur Strukturierung des Leistungsverzeichnisses können über das Menü Kapitel angelegt und wieder entfernt werden. Beim Löschen von Kapiteln werden auch alle Einträge in diesem Kapitel gelöscht.
Eine Position enthält eine Positionsnummer, eine Überschrift (Kurztext) und eine Beschreibung (Langtext). Bei der Position wird nur die Nummer der aktuellen Gliederungsebene eingegeben die Nummerierung der übergeordneten Kapitel werden automatisch hinzugefügt.
Es muss eine Menge, eine Einheit und der Einheitspreis eingegeben werden. Bei pauschalen Positionen wird als Menge 1 eingegeben. Ein eingegebener Nachlass (prozentualer oder absoluter Nachlass) bezieht sich nur auf die aktuell ausgewählte Position.
Der Gesamtpreis, die Summe der Nachlässe dieser Position, der absolute Umsatzsteuerbetrag und der Bruttopreis werden automatisch berechnet und angezeigt.
Das Leistungsverzeichnis kann im GAEB-Format exportiert und importiert werden.
Einträge können „kalkuliert“ werden, die Eineitspreise können also aus Unterpositionen berechnet werden.
Aufmaße
Im Aufmaß werden die auf der Baustelle ausgeführten Leistungen in einem Einheitspreisvertrag eingegeben.
Normalerweise werden die Aufmaßpositionen aus dem Leistungsverzeichnis übernommen und danach Rechenschritte der Aufmaßposition eingegeben. Hierzu kann über das Menü das Leistungsverzeichnis des Projekts ein- und ausgeblendet werden.
Der eingegebene Ausdruck wird automatisch berechnet, falls er vom Programm interpretiert werden kann. Zur Berechnung können beliebige einfache Ausdücke und Funktionen verwendet werden. Details zu den unterstützten Austrücken finden sie hier.
Jeder angelegte Zeile muss zur Abrechnung einer Rechnung zugeordnet werden.
Berichte
Die Berichte werden über das Hauptmenü des Programms aufgerufen.
Über die Buttons kann jeder Bericht individuell bearbeitet werden:
- Berichtsvorschau
- Bericht bearbeiten
- Bericht umbenennen
- Bericht kopieren
- Bericht löschen
Die im Programm bereits vorhandenen Berichte können nicht bearbeitet, umbenannt oder gelöscht werden. Wenn Sie ein vorhandener Bericht verändern wollen, muss er zuvor kopiert werden. Kopierte Berichte können mit dem FastReport-Berichtseditor bearbeitet werden. Weiter Informationen, sowie eine Anleitung zum Bearbeiten der Berichte können auf der FastReport-Webseite heruntergeladen werden.
Die folgende Berichte sind zur Zeit im Setup-Packet der Software enthalten:
Kundenberichte
- Einfache Kundenliste
- Kundenliste mit Ansprechpartnern
- Kundenliste mit Projekten
- Offene Rechnungen (über alle Kunden und alle Projekte)
Vorlagenberichte
- Vorlagen
- Vorlagen mit Kalkulationsansätzen
Projektberichte
- Projektdetails
- Projektliste
- Angebot
- Rechnung ohne Aufmaß
- Rechnung mit Aufmaß
Aufmaßberichte
- Aufmaß sortiert nach Nummer
- Aufmaß sortiert nach Position
LV-Berichte
- Kurzleistungsverzeichnis
- Leistungsverzeichnis (lang)
- Leistungsverzeichnis mit Kalkulationsansätzen
Alle Berichte und Serienbriefe sind mit dem Firmenlogo versehen und können individuell angepasst werden.